Workflow / Jobrouter

In erfolgreicher Zusammenarbeit haben wir in Ihrem Unternehmen ein Daten-Management-System (DMS) eingeführt.

Jetzt wollen Sie einen Schritt weiter gehen und das DMS zu einem Workflow-System ausbauen, welches bestimmte Unternehmensabläufe – mit Weiterleitung, Autorisierung etc. automatisch steuert.

Auch hier sind wir Ihr Partner! Mit JobRouter Workflow Lösungen können auch Sie bald von allen Vorteilen einer Workflow Lösung profitieren.
JobRouter. Der Name ist Programm. Die Hauptaufgabe eines Routers ist die Wegfindung für Datenpakete im Internet von der Quelle bis zum Ziel.

JobRouter ermöglicht es Ihnen Dokumente schnell und sicher durch Ihr Unternehmen zu leiten. JobRouter bietet Ihnen die Möglichkeit innerhalb kürzester Zeit und bei einfachster Handhabung Geschäftsprozesse, und die damit verbundenen Arbeitsabläufe innerhalb Ihres Unternehmens, zu designen, abzubilden und zu automatisieren. Das Warten und Suchen gehören der Vergangenheit an. Dokumente können jederzeit in sekundenschnelle angezeigt, weitergeleitet und weiterverarbeitet werden. Mit Hilfe von Regeln können Sie den Weg und die Beschaffenheit der weitergeleiteten Daten beliebig verändern.

JobRouter ist webbasiert. Dies bedeutet die Mitarbeiter des Unternehmens nehmen mittels integriertem Browser am Workflow teil. Die Vorteile dieses Verfahrens sind, dass Sie sich auch bequem von zu Hause aus per Internet mit dem System verbinden können. Für Sicherheit sorgt ein individuell vergebenes Passwort. Diese Konzeption ist ideal für Außendienstmitarbeiter oder auch Hausarbeit.

Es handelt sich bei JobRouter somit um eine unternehmensweite Workflow-Automation. Sie ist nicht lokal gebunden. JobRouter ist ein Stand-Alone-Produkt. Dies bedeutet, dass Sie keine weitere Anwendungsoftware benötigen um Ihren individuellen Workflow zu gestalten. Zwecks langfristiger Datensicherung empfiehlt es sich jedoch ein Archivierungssystem in Ihre Planungen mit einzubeziehen.

Da JobRouter über offene Schnittstellen verfügt, ist eine problemlose Anbindung externer Programme garantiert. Zahlreiche Geschäftsprozesse Ihres Unternehmens können der Kategorie Workflow zugeschrieben werden. Einige Anwendungsbeispiele für JobRouter sind u. a. Bestellaufträge, Eingangsrechnungen, Zeiterfassung, Urlaubsgesuche und viele mehr. Die Vorteile für Ihr Unternehmen auf einen Blick:

  • Keine Programmierkenntnisse notwendig:
    Nach einer kurzen Einarbeitungszeit können Sie selbst Prozesse entwerfen, Masken designen und Organisationsmodelle erstellen.
  • Kein Administrationsaufwand am Anwender-PC:
    JobRouter ist eine webbasierte Anwendung. Der Mitarbeiter kommuniziert mit dem Workflow Server mittels Browser. Hieraus resultieren Einsparungen bei den Administrationskosten.
  • Wiederverwendbare Formulare:
    Mit dem Designer entworfene Formulare können abgelegt und wieder verwendet werden.
  • Eine Reduzierung der Entwicklungskosten sind die Folge.
  • Kostenreduzierung durch Automatisierung von Geschäftsprozessen:
    Bearbeitungsvorgänge werden fallgerecht weitergeleitet.
  • Information der Workflow-Teilnehmer durch Statusmeldungen:
    Steigerung der Motivation bei Prozessverantwortlichen und Mitarbeitern.
  • Bearbeitung kann in Folge oder parallel ablaufen:
    Parallelität bzw. Splitting bewirkt schnellstmögliche Weitergabe notwendiger Daten. Erledigte Aufträge können unabhängig vom Bearbeitungsstand in einer benachbarten Abteilung sofort weitergereicht werden. Auf Wunsch kann aber auch eine voneinander abhängige Auftragsweitergabe erfolgen. Erst wenn alle Kontrollinstanzen grünes Licht geben wird der nächste Sachbearbeiter zwecks Weiterverarbeitung instruiert.

Kommen wir nun zur Ausarbeitung des Workflows mittels Editor.
Beim Designer handelt es sich um einen Prozess-Editor, der es Ihnen ermöglicht Geschäftsprozesse innerhalb Ihres Unternehmens gewinnbringend zu automatisieren. Der Designer basiert auf einer spezifischen System-Philosopie und deren Architektur.

Im Rahmen der Prozessgestaltung mittels Designer müssen einige Dinge beachtet werden. Der Prozess setzt sich aus einer, je nach Sachlage, unterschiedlichen Anzahl von Schritten zusammen.

Jedem Schritt werden Regeln vorgeschaltet. Jeder Schritt wird durch eine Dialog-Bildschirmmaske unterstützt. Diese kann mit Hilfe einer Bearbeitungsfunktion beliebig verändert werden. Unterschiedlichste Funktionen können individuell für den jeweiligen Mitarbeiter frei- oder abgeschaltet werden. Da die Dialogmasken rollenspezifisch angelegt sind, können Sie gegebenenfalls für mehrere Schritte die gleichen Masken verwenden. Abschließend werden die Benutzer den jeweiligen Rollen zugewiesen. Dabei ist zu beachten, dass ein Benutzer mehreren Rollen zugewiesen werden kann.

Hier macht sich die Anwenderfreundlichkeit von JobRouter bezahlt. Selbstverständlich können durch Vergabe von Schrittfolgeangaben auch überflüssige Durchgangsstationen übersprungen werden. Eine fallgerechte Behandlung jedes Vorgangs, insbesondere bei Ausnahmebedingungen, wird mit JobRouter somit elegant sichergestellt. Durch diese Funktion, die Wiederverwendbarkeit erstellter Masken und durch die beliebige Austauschbarkeit der Mitarbeiter, empfiehlt sich JobRouter als ökonomisches, anpassungsfähiges, flexibles Produkt. Zeit- und somit Kostenersparnis sind die Folgen. Abschließend und zugleich einführend eine kleine, vereinfachte Beschreibung für die Erstellung eines Workflow-Prozesses:

Zunächst müssen Sie Aktivitäten oder Aufgaben definieren, die eine Arbeitsgruppe durchführen soll und diese mit Bedingungen verknüpfen. Nun werden die Aufgaben in Unteraufgaben aufgeteilt. In diesem Zusammenhang spricht man von Schritten. Jeder Schritt entspricht einer Liste von Tätigkeiten, die einer Person zuzuordnen sind und logisch zusammenhängen. Um Aktivitäten an der richtigen Stelle in Tätigkeiten zu unterteilen sind wirtschaftliche Kenntnisse von Vorteil. Für den jeweiligen Schritt muss selbstverständlich das entsprechende Fachwissen vorhanden sein. Hier wird festgelegt, welche Rolle oder welche Person sich für den ausgewählten Schritt fachlich eignet. Zudem muss darauf geachtet werden, dass die Schritte in der richtigen Reihenfolge angeordnet sind. Sollte die Ausführung eines bestimmten Schrittes mit Bedingungen verknüpft sein, so gilt es diese zu identifizieren und zu bestimmen.

Mit Hilfe dieser Vorüberlegungen kann nun eine Ablaufübersicht des Workflow-Prozesses initiiert werden. Nachdem alle manuellen Schritte hinsichtlich Automatisierung evaluiert wurden, erfolgt abschließend das Erstellen der Formulare, Anweisungen und Dokumente, die zur Durchführung jedes Schrittes nötig sind.

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